Menentukan Barang Apa Saja yang Harus Dibeli
Kita harus dapat menentukan barang apa saja yang harus kita beli saat sales tiba-tiba datang, tentu saja kita dapat melakukan ini jika kita memiliki data/laporan yang akurat. Agar kita dapat secara cepat dan tepat memutuskan barang apa saja yang harus dibeli, yang mana seharusnya barang-barang tersebut memiliki tingkat perputaran (Moving) yang tinggi dan mempunyai tingkat keuntungan yang besar.
Di dalam GF-Akuntansi terdapat laporan yang bisa membantu kita untuk mengetahui barang-barang yang tingkat perputarannya (Moving) tinggi, yaitu; Laporan Barang Jual Terbanyak yang bisa diproses melalui Laporan Stok.
Selain Laporan Barang Jual Terbanyak juga tersedia Laporan Barang Tidak Terjual, melalui laporan ini kita bisa mengetahui barang-barang apa saja yang tidak terjual dalam suatu masa periode untuk menganalisa penyebabnya serta untuk melakukan promosi terhadap barang yang tidak terjual atau melakukan retur kepada vendor.
Cara Menawar Harga
Ada kalanya sales yang datang akan menawarkan barang dengan harga yang diinginkan oleh sales tersebut. Tentu saja semahal yang dia bisa (dan tentu se-rasional mungkin). Jika tidak ada yang komplain maka akan aman-aman saja dan yang sering terjadi adalah kita komplainnya dikemudian hari setelah mengetahui ada yang jual lebih murah dari dia. Untuk itu, sebelum melakukan pemesanan barang alangkah baiknya kita mengetahui dulu dari awal sales tersebut menjual lebih mahal dari biasanya atau dari sales lain melalui history pembelian.
Melalui history pembelian, kita bisa mengetahui harga termurah dari barang yang ditawarkan. Ingat, cari harga termurah bukan harga beli terakhir.
Sehingga kepada sales, kita bisa menekan jika ada yang jual lebih murah darinya. Dengan begitu kemungkinan untuk mendapatkan harga yang lebih murah bisa tercapai.
Berapa Jumlah yang Harus Dibeli
Seringnya kita membeli barang dalam jumlah yang besar tanpa adanya analisa terlebih dahulu. Misalnya membeli seluruh barang-barang sejenis dengan jumlah yang sama, membeli barang dalam jumlah yang banyak karena harga yang ditawarkan sangat murah. Sehingga stok barang tertentu bertumpuk di gudang bahkan sudah mau mendekati tanggal kadaluarsa dan sebaliknya barang yang dicari konsumen malah kehabisan stok.
Sehingga jumlah barang yang harus dibeli pun sebaiknya tidak asal-asalan, akan tetapi ada tata cara dan parameternya. Seperti yang dijelaskan pada point pertama, untuk mengetahui barang yang harus dibeli berdasarkan tingkat perputarannya (Moving). Namun bukan berarti barang yang tingkat perputarannya sangat tinggi (Fast Moving), kita harus melakukan pembelian dalam jumlah yang sangat banyak.
- Mengetahui Jumlah Rata-Rata Penjualan
Misalnya, kita memproses Laporan Barang Jual Terbanyak selama 3 bulan terakhir dan melakukan pembelian dalam jumlah yang hampir sama dengan jumlah terjual bahkan lebih banyak dari jumlah terjual. Sedangkan sales atas barang yang Fast Moving tersebut rutin melakukan kunjungan setiap bulannya. Sehingga akan menyebabkan tidak adanya pembelian kepada sales tersebut untuk 2 bulan berikutnya, dikarenakan jumlah pembelian yang dilakukan sebelumnya adalah untuk masa penjualan 3 bulan. Untuk itu, kita perlu mengetahui rata-rata penjualan perbulan untuk barang Fast Moving dan melakukan pembelian setiap bulan berdasarkan rata-rata penjualan perbulan. Dengan begitu, kita bisa memberikan kesan yang bagus kepada vendor dimana setiap bulan ada melakukan pembelian barang yang barangkali akan mendapatkan potongan dari vendor.
Untuk itu, kita bisa ketahui melalui Laporan Penjualan Rata-Rata Per Barang untuk barang Fast Moving melalui proses Laporan Penjualan dan Retur Penjualan untuk masa misalnya 3 bulan terakhir kemudian dengan pilihan parameter rata-rata per bulan.
- Maksimal Stok dan Minimal Stok
Selain itu juga membutuhkan pengontrolan supaya tidak terjadi adanya stok bertumpuk di gudang serta tidak terjadi stok kosong disaat konsumen ingin membeli, yang akan berujung kekecewaan konsumen sehingga tidak berkunjung lagi dan akan mengakibatkan penurunan omset penjualan. Untuk itu perlu adanya pengontrolan maksimal serta minimal stok. Dengan laporan minimal stok kita bisa mengetahui barang-barang yang sudah dibawah minimal stok yang sudah harus dilakukan pembelian. Namun untuk menghindari jumlah pembelian yang kelebihan, disini kita butuh informasi maksimal stoknya.
Dengan beberapa laporan ini kita bisa lebih bijaksana menentukan barang apa saja yang harus kita beli dan juga menentukan berapa jumlah yang harus dibeli, dengan melihat frekwensi penjualan, rata-rata penjualan serta pengontrolan maksimal dan minimal stok.